Práce s datumy a odpočty času v modulu Reklamace, vratky, výměny


V modul se používá několik datumů a informací závislých na datech. Zde je soupis datumů:

  • Datum založení požadavku
  • Datum aktualizace požadavku
  • Datum nákupu
  • Datum zahájení požadavku
  • Datum ukončení požadavku
  • Datum objednávky
  • Datum faktury

Dále je zde soupis různých informačních odpočtů:

  • Zbývající čas do konce vyřízení požadavku
  • Čas od nákupu do zavedení požadavku

Datum založení požadavku

Toto datum značí, kdy jste vy přes administraci nebo zákazník daný požadavek zavedly do systému / evidence. Toto datum nespecifikuje samotné zahájení procesu vyřízení požadavku (reklamace, vratky atd.). Tedy toto datum nijak nesouvisí se samotným procesem vyřízení požadavku.

Datum aktualizace požadavku

Kdykoliv dojde v požadavku k nějaké změně, toto datum se aktualizuje. Máte tak jednoduchou informaci, kdy se s požadavkem něco dělalo, ať už vy nebo někdo z kolegů.

Datum nákupu

Toto datum je automaticky vyhodnoceno na základě data faktury. Pokud není v PrestaShopu evidované datum faktury, použije se datum objednávky. Toto datum lze v detailu požadavku upravit a nastavit např. datum, který je ve skutečnosti reálný. Např. když fakturujete v jiném systému a toto datum se zpět do PrestaShopu neeviduje.

Datum nákupu zboží

Datum zahájení požadavku

Toto datum značí, kdy se započalo s vyřizováním požadavku zákazníka. Od toho data v podstatě běží např. reklamační řízení a jeho 30 denní lhůta na vyřízení apod. V podstatě se toto datum nastaví až v okamžiku nastavení nějakého stavu požadavku, u kterého máte definováno, že je považován za zahájeno.

Nastavení zahájení požadavku

V konfiguraci stavu požadavků si navolíte u některého z nich, který značí toto zahájení. Je to třeba stav, kdy máte doručeno zboží od zákazníka na pobočku a zákazník ze své strany splnit všechny náležitosti k reklamačnímu řízení, nebo výměny zboží atd. V případě, že máte takto nastaveno více stavů a v průběhu jednoho řízení tyto stavy nastanou oba, nastaveno bude pouze první datum. Tento datum se dá opět kdykoliv editovat v detailu požadavku. Toto datum je PDF protokolu.

Datum ukončení požadavku

Toto datum značí, kdy jste ukončili proces vyřízení požadavku. Zpravidla datum, kdy máte všechny náležitosti se zákazníkem vyřízeny. Kdy se má toto datum nastavit je opět provázáno se změnou stavu požadavku. Před uzavřením požadavku je potřeba, abyste vypsali vyjádření klientovi o způsobu vyřízení požadavku a vše co je potřeba do protokolu uvést.

Vyjádření k uzavření požadavku zákazníka

Jakmile je nastaveno datum uzavření požadavku, v detailu požadavku se uzamkne editace. Nelze již zasílat chat se zákazníkem, měnit texty s vyjádřením apod. Pokud je potřeba požadavek znovu otevřít lze datum vymazat a po uložení bez data uzavření požadavku se zase požadavek odemkne a lze v něm pracovat.

Datum objednávky

Pokud má požadavek vazbu na objednávku, zobrazí se i datum objednávky pro případný přehled a dohledání.

Datum faktury

Pokud byla objednávky fakturována v PrestaShopu bude zobrazeno i datum faktury pro lepší orientaci v požadavku zákazníka.

Zbývající čas do konce vyřízení požadavku

Jakmile jste započali vyřizování požadavku a je nastaveno datum zahájení požadavku popsáno výše, v tuto chvíli začne odpočet na vyřízení. Počet dní, kolik máte u daného TYPU požadavku se nastavuje v modulu u jednotlivých typů požadavku.

Ukazatel zbývajícího času na vyřízení požadavku

Tento odpočet vidíte jak v detailu požadavku, tak také v přehledu všech požadavků. Barevně se mění podle zbývající délky do konce.

Čas od nákupu do zavedení požadavku

Tento ukazatel je pro vás důležitý. Ukazuje kolik uplynulo času od nákupu zboží do zavedení požadavku. Některé typy požadavků lze akceptovat jen po určitou dobu. Např. reklamace 2 roky, výměnu zboží do 14 dnů atd. Tyhle doby se nastavují u typů požadavků v nastavení modulu. Je nutné, ale před schválením přijetí požadavku zkontrolovat si, jestli na něj má zákazník nárok.

Uplynulý čas od nákupu do založení požadavku

V případě, že je doba překročena, např. na vrácení zboží má zákazník nárok 14 dní, ale uplynulo již více dnů, systém mu nezakáže založit požadavek, ale upozorňuje ho, že nemusí být akceptovaný a přijatý ze strany eshopu. Vy rovněž v detailu požadavku vidíte upozornění, že máte danou skutečnost prověřit.

Upozornění na překročení doby pro uznání požadavku

Záleží na dalších okolnostech, které v PrestaShopu nejsou známy, jako data doručení, nebo skutečné fakturace apod. Proto je nutné požadavky vždy prověřit jestli má na ně zákazník zákonný nárok.